Federica AI tutor

1.1 Titolare del Trattamento dei Dati
Il Titolare del trattamento è l’Università degli Studi di Napoli Federico II, con sede legale in Corso Umberto I n. 40, 80138 - Napoli, nelle persone del Rettore pro tempore e del Direttore Generale pro tempore, in relazione alle specifiche previsioni normative e statutarie (“Università”). E-mail: rettore@unina.it PEC: rettore@pec.unina.it).

1.2 Responsabile per la Protezione dei Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) dell’Università è raggiungibile al seguente indirizzo: Università degli Studi di Napoli Federico II – Responsabile della Protezione dei dati personali, Corso Umberto I n.40 – 80138 Napoli.  (e-mail: rpd@unina.it PEC: rpd@pec.unina.it). (Contatti).

1.3 Richiesta degli Interessati
Qualsiasi richiesta degli Interessati relativa ai Trattamenti eseguiti dall’Università avente ad oggetto i propri Dati Personali (ivi incluso l’esercizio dei diritti di cui al successivo punto 7), andrà rivolta all’Università, a mezzo posta presso la sede legale, ovvero a mezzo e-mail all’indirizzo e-mail: support@federica.eu.

Federica AI Tutor è una famiglia di assistenti digitali conversazionali (Chatbot) basati sui modelli GPT di OpenAI e integrati nella piattaforma Moodle tramite il plugin OpenAI Chat Block), progettati esclusivamente per fornire supporto allo studio agli iscritti di federica.eu.

L’utilizzo del Chatbot è facoltativo e volontario e si attiva soltanto quando l’utente avvia una conversazione. Per l’utilizzo non è necessario condividere alcun dato personale con il chatbot e di conseguenza con OpenAI. 

Nel caso in cui l’utente fornisca spontaneamente propri dati personali tali dati saranno trattati nel rispetto dei principi indicati nella presente informativa ed esclusivamente nell’ambito del servizio chatbot utilizzato.

L’Università raccoglie e utilizza i Dati Personali degli Utenti per il conseguimento delle seguenti finalità:

a) Consentire agli Utenti di fruire del servizio Federica AI Tutor: il Trattamento dei Dati (conversazioni ed eventuali dati personali condivisi volontariamente dagli utenti nella chat) per la finalità di cui alla lettera a) è necessario per consentire al Chatbot di rispondere alle domande dell’utente e l’eventuale opposizione da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di fruire di Servizi di AI Tutoring, senza alcun pregiudizio per la fruizione del corso.
Tale Trattamento si fonda sull’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investita l’Università.
L’opposizione al presente Trattamento (qualora ne sussistano i requisiti) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 7 lettera e) della presente Informativa.

b) Eseguire analisi per garantire la sicurezza e per migliorare l’erogazione del Servizio. Laddove possibile, per conseguire la presente finalità utilizziamo Dati Personali anonimizzati; il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera b) è necessario e l’eventuale opposizione da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di fruire di Servizi di AI Tutoring, senza alcun pregiudizio per la fruizione del corso. Tale trattamento si fonda sull’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investita l’Università. L’opposizione al presente Trattamento (qualora ne sussistano i requisiti) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al  punto 7 lettera e) della presente Informativa.

a) Dati delle conversazioni degli utenti:

i) per ricevere supporto al corso dall’AI Tutor: contenuto messaggio della domanda e risposta del Chatbot.
ii) eventualmente, dati personali condivisi dall’utente nelle conversazioni: nome, cognome, interessi e altre informazioni personali.

I dati vengono trasmessi tramite API a OpenAI Irland che è il fornitore del servizio.

b) Dati di utilizzo:

i) per garantire la sicurezza ed evitare distorsioni: id utente, username, messaggio dell’utente, risposta del Chatbot, contesto: chatbot Federica AI Tutor, data e ora del messaggio;
ii) per eseguire analisi statistiche volte al miglioramento del servizio di AI tutoring: messaggio di domanda, risposta del Chatbot,  contesto: Federica AI Tutor, data e ora del messaggio, eventuale feedback fornito dall’utente sulla singola risposta nel formato positivo/negativo;

I Dati Personali sono trattati dall’Università e/o da soggetti terzi, selezionati per affidabilità e competenza, ed a cui possono essere comunicati in quanto ciò sia necessario od opportuno. In particolare, l’Università informa gli Utenti che i Dati  Personali possono essere trattati da, e/o comunicati a:

a) dipendenti e/o collaboratori dell’Università;
b) soggetti terzi fornitori di servizi necessari a garantire il funzionamento dei Servizi o della Piattaforma, a titolo esemplificativo:

• Open AI Ireland che garantisce l’utilizzo di Gpt tramite API (per ulteriori dettagli (DPA, API Term);
• Società che si occupa dei servizi di manutenzione della Piattaforma;

I soggetti terzi sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 del GDPR.

I Dati Personali sono conservati per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, come indicato al precedente punto 2.
L’Università conserva conserva i Dati Personali degli Utenti per i seguenti termini:

a) Dati per consentire agli Utenti di fruire del servizio Federica AI tutor: per la finalità di cui al punto 2 lett a) per il tempo di utilizzo del servizio (durata della conversazione per fornire il contesto della chat al chatbot) ed inoltre OpenAI conserverà i Dati dell'Utente del Servizio API inviati attraverso l'API per un massimo di trenta giorni, dopodiché saranno cancellati, salvo il caso in cui OpenAI sia tenuta a conservarne copia ai sensi delle leggi applicabili, nel qual caso OpenAI isolerà e proteggerà tali Dati dell'Utente da qualsiasi ulteriore trattamento, nella misura richiesta dalle leggi applicabili. 

b) Eseguire analisi per garantire la sicurezza e migliorare l’erogazione del Servizio: per la finalità di cui al punto 2 lett b) Federica Web learning conserverà i dati per il tempo necessario ad eseguire i controlli di sicurezza e decorsi tali termini, l’Università provvederà alla cancellazione dei Dati Personali raccolti, ovvero alla loro trasformazione in forma anonima per utilizzo a fini di ricerca scientifica o a fini statistici (Art 89 GDPR).

I Dati Personali eventualmente raccolti dall’Università per le finalità di cui al punto 2 della presente Informativa, non sono trasmessi al di fuori dell’Unione Europea UE.

L’Università trasferisce i dati delle conversazione degli utenti a OpenAI, quale responsabile del trattamento per  usufruire del servizio:

a) OpenAI Ireland Ltd. tratterà i Dati dell'Utente forniti dall'Utente che hanno origine nel SEE o in Svizzera. Nella misura in cui OpenAI Ireland Ltd. trasferisce i Dati dell'Utente ad altre affiliate di OpenAI in giurisdizioni che non forniscono lo stesso livello di protezione dei dati, lo farà sulla base di accordi infragruppo che incorporano disposizioni appropriate sul meccanismo di trasferimento per proteggere i Dati dell'Utente. Tali meccanismi possono includere le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione UE il 4 giugno 2021 (come possono essere modificate, aggiornate o sostituite di volta in volta) ("SCC UE") o una decisione di adeguatezza emessa dalla Commissione Europea ai sensi dell'articolo 45 del GDPR.

Ai sensi e per gli effetti del GDPR, per il periodo di cui al punto 6 della presente Informativa, ciascun Utente ha diritto di:

a) chiedere all’Università l’accesso ai Dati Personali e alle informazioni del relativo Trattamento ed eventuale copia in formato elettronico, salvo specifica diversa richiesta dell’Utente (cfr. art. 15 del GDPR);
b) chiedere la rettifica e/o l’integrazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 16 del GDPR);
c) per specifici motivi (ad esempio, trattamento illecito, insussistenza della finalità del Trattamento), chiedere la cancellazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 17 del GDPR);
d) al ricorrere di specifiche ipotesi (ad esempio, inesattezza dei Dati Personali, illiceità del Trattamento, esercizio di un diritto in sede giudiziaria), chiedere la limitazione del Trattamento (art. 18 del GDPR);
e) con riferimento ai Trattamenti di cui al punto 2 lettere a), b) opporsi in qualsiasi momento al Trattamento dei Dati Personali (qualora non utilizzati in forma anonima), mediante l’invio di un’e-mail all’Università (cfr. art. 21 del GDPR);
f) in caso di Trattamento automatizzato, ricevere i Dati Personali in formato leggibile, ai fini della relativa comunicazione a un soggetto terzo, ovvero, laddove tecnicamente fattibile, chiedere la trasmissione dei Dati Personali da parte dell’Università direttamente a tale soggetto terzo (cd. diritto alla portabilità dei Dati Personali - cfr. art. 20 del GDPR);
g) essere informato dall’Università senza ingiustificato ritardo di eventuali violazioni o accessi non autorizzati da parte di terzi ai propri sistemi contenenti i Dati Personali (c.d. data breach - cfr. art. 34 del GDPR);
h) proporre reclamo all’autorità di controllo del Paese UE in cui risiede, lavora ovvero in cui ritiene si sia verificata la violazione dei propri diritti (cfr. art. 77 del GDPR).

Per ulteriori informazioni in merito ai termini e alle condizioni per l’esercizio dei diritti riconosciuti all’Utente, quest’ultimo può consultare il testo del GDPR pubblicato al seguente link (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng), ovvero contattare l’Università nelle forme previste dal punto 1 della presente Informativa.