Il passaggio improvviso a condizioni di lavoro “a distanza” ha significato per milioni di persone ripensare da un lato a come gestire l’organizzazione del proprio lavoro, attraverso nuovi strumenti e sistemi di comunicazione, dall’altro a come gestire le relazioni tra i colleghi. Il cosiddetto  “lavoro virtuale” – come quello in ufficio – si fonda su relazioni sociali, siano esse quelle con i capi o manager, siano esse con i propri collaboratori. Molti si chiedono: come rimanere produttivi e gestire al meglio queste relazioni. 

Ecco cinque suggerimenti per coltivare e mantenere un rapporto di lavoro efficace e positivo: 

1. Restare connessi – quotidianamente. 

Potrebbe trattarsi di un check-in in videoconferenza, di un’email o di una telefonata, infatti mantenere o costruire la fiducia richiede punti di connessione coerenti e costanti. Lavorare virtualmente significa fare uno sforzo concertato per rimanere sul radar del capo. Anche se non espressamente richiesto dall’operatività, scegliere di fare uno sforzo extra per comunicare quotidianamente con il capo potrebbe essere il modo giusto per garantire il successo tra il lavoratore e l’organizzazione.

2. Creare dei “feedback loop”

Dall’ inglese “loop” – un ciclo continuo. Non è scontato che un manager sia aggiornato/a  nel dettaglio sui passaggi operativi del lavoro quotidiano o su cosa ci sia ancora da realizzare.  Per questo è utile stabilire una routine regolare per il check-in; nel quale essere proattivi negli aggiornamenti sugli sviluppi del lavoro, i compiti e le priorità magari assegnate a collaboratori, ma anche dare al lavoratore un feedback sugli aspetti da imparare rispetto a ciò che è importante per l’organizzazione. Poiché l’ambiente virtuale aggiunge un ulteriore livello di complessità alla distanza sociale, è importante innescare queste modalità di interazione tecnicamente definito come il “feedback loop”.

3. Essere reperibili

Il lavoro “a distanza”  è lavoro. Potrebbe essere utile concordare con il capo come e quando essere raggiungibili; e lo stesso va chiesto anche a lei/lui – così che da sapere bene come/quando/dove interagire. Se il calendario mostra disponibilità, allora è importante esserlo realmente. Altro cosa importante da fare è monitorare regolarmente la e-mail, messaggi di testo e messaggi telefonici ed utilizzare bene anche gli strumenti di notifica automatica fosse necessario allontanarsi  inaspettatamente dalla postazione di lavoro.

4. Allineare gli stili di comunicazione

Una comunicazione efficace è fondamentale per la gestione delle relazioni virtuali. Questo significa: selezionare con cura il tipo di strumento da usare in base alla tipologia di comunicazione, adattare  il contenuto per dare una comunicazione completa ma non eccessivamente prolissa ed infine verificare il timing. Lo step successivo è quindi selezionare lo strumento:posta elettronica? telefonata standard? video conferenza? In ogni caso è preferibile, prima di chiamare, mandare un messaggio di preavviso per introdurre l’argomento o per organizzare le fasi della call. In conclusione: è necessario calibrare le modalità di comunicazione trovando un equilibrio funzionale tra le preferenze del manager e le proprie necessità tecnico-operative.

5. Restare positivi.

L’improvviso ambiente di lavoro virtuale forzato può essere stressante e difficile, sia per manager sia per i dipendenti. Tenere in equilibrio la vita professionale e familiare è una sfida che può anche aprire spazi di opportunità se si evita di entrare in una spirale di emotività negativa.  E’ fondamentale mantenere quindi una mentalità positiva consapevoli che situazione non durerà per sempre. Le più attuali scuole di leadership e cambiamento aziendale insegnano l’importanza della resilienza come tratto chiave del successo nel lavoro. Bisogna cogliere questa emergenza COVID come momento per mostrare il proprio grado d’indipendenza resiliente, risoluta e preziosa.

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